Электронная подпись (ЭЦП) для бизнеса: зачем нужна и как получить
Электронная подпись (ЭЦП) — это способ удостоверения личности при подписании документов в цифровом виде. Она приравнена к собственноручной подписи и обеспечивает юридическую силу электронным документам. Особенно актуальна ЭЦП в условиях перехода бизнеса на удалённую работу, электронный документооборот и цифровое взаимодействие с государственными органами.
С помощью ЭЦП можно подписывать контракты, подавать отчётность, участвовать в тендерах, подписывать акты и счета-фактуры, не выходя из офиса.
Виды электронной подписи
Существует три основных типа ЭЦП:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — используется для подтверждения входа в сервисы или одобрения действий в системах, например, на Госуслугах. Не имеет юридической силы при подписании договоров/
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — обеспечивает контроль целостности и подлинности документа, но не всегда признаётся в суде.
- Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ), приравнивается к обычной подписи и является обязательной для взаимодействия с налоговой, ФНС, ПФР, ФСС и другими ведомствами/
Для бизнеса и юридических лиц именно КЭП является обязательной и наиболее универсальной.
Зачем бизнесу нужна ЭЦП
Благодаря ЭЦП компании и ИП получают возможность:
- Сдавать бухгалтерскую и налоговую отчётность через интернет;
- Вести безопасный электронный документооборот с контрагентами;
- Подписывать кадровые документы, не используя бумагу;
- Участвовать в тендерах на государственных и коммерческих площадках;
- Получать государственные услуги дистанционно.
В результате предприниматели экономят время, ресурсы и уменьшают риски, связанные с бумажной волокитой и человеческим фактором.
Как и где получить ЭЦП
Получить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Список таких центров доступен на сайте Минцифры России.
Для оформления ЭЦП понадобятся:
- Паспорт, СНИЛС, ИНН;
- Для ИП — ОГРНИП, выписка из ЕГРИП;
- Для ООО - уставные документы, приказ о назначении директора, выписка из ЕГРЮЛ;
- Электронный носитель (токен) или доступ к защищённому облачному хранилищу;
Сама процедура занимает от одного до трёх рабочих дней. Возможна подача заявления и получение подписи дистанционно.
Срок действия и продление
Стандартный срок действия КЭП составляет один год. После истечения срока её нужно продлить. Это можно сделать как повторно обратившись в УЦ, так и через личный кабинет, если поддерживается онлайн-обновление. Важно не пропустить срок — без действующей ЭЦП невозможно отправить отчётность или подписать документы.
Советы по безопасности
ЭЦП — это не просто цифровая подпись, а инструмент, от которого зависит легитимность важных документов. Поэтому необходимо:
- Хранить подпись на отдельном USB-токене или в облаке с паролем;
- Не передавать ключи третьим лицам;
- Регулярно менять пароли и использовать двухфакторную аутентификацию;
- Элемент списка• Устанавливать антивирус и обновления безопасности на рабочем компьютере;
- Хранить резервные копии ключей в защищённых местах.
В 2025 году электронная подпись — обязательный инструмент для эффективной и легальной работы ИП и ООО. Получить ЭЦП просто, если знать, куда обратиться и какие документы подготовить. А её использование позволяет бизнесу соответствовать законодательству, экономить ресурсы и уверенно развиваться в цифровой среде.
