Переход на УПД с 2026 года-изменения в электронном документообороте
С 1 января 2026 года деловая практика электронного документооборота в России претерпит изменения. Согласно новым законодательным нормам, для оформления сделок, связанных с поставкой товаров, выполнением работ и оказанием услуг, будет утвержден единый формат — Универсальный передаточный документ (УПД). Это означает, что он станет единственной допустимой формой первичного документа в цифровом взаимодействии между компаниями.
От двух форматов — к одному: что меняется?
Хозяйствующие субъекты используют два отдельных типа электронных документов, регламентированных приказами ФНС России от 30.11.2015:
- № ММВ-7-10/551 — для фиксации операций по передаче товаров.
- № ММВ-7-10/552 — для оформления актов о выполненных работах и оказанных услугах. Новация призвана унифицировать и упростить процедуру документооборота, заменив два специализированных шаблона одним многофункциональным.
Ключевые преимущества унифицированного УПД
Универсальный передаточный документ сочетает в себе юридическую силу сразу двух документов:
- Как счет-фактура: Он служит законным основанием для заявления налогового вычета по НДС.
- Как первичный документ: Он подтверждает сам факт передачи товарно-материальных ценностей или исполнения договорных обязательств, легитимизируя хозяйственную операцию.
Такой синтез избавляет компании от необходимости формировать и подписывать два разных файла для одной сделки, сокращая объем документооборота и минимизируя человеческие ошибки.
Стратегия перехода: почему начинать стоит уже сегодня
Федеральная налоговая служба советует бизнесу приступить к адаптации заблаговременно, не дожидаясь декабрьских дней 2025 года. Преимущества поэтапного и продуманного перехода очевидны:
- Поэтапная интеграция: Возможность без спешки настроить внутренние бизнес-процессы и учетные системы.
- Снижение операционных рисков: Заблаговременное тестирование помогает избежать сбоев и некорректного оформления документов в будущем.
- Оптимизация работы бухгалтерской службы: Упрощение документооборота повысит производительность труда специалистов.
- Обеспечение непрерывности деятельности: Своевременная подготовка гарантирует, что с 1 января 2026 года все операции с контрагентами будут проходить в штатном режиме.
Практические шаги для подготовки вашей компании
Чтобы переход на новую систему прошел максимально гладко, рекомендуется выполнить следующий план действий:
- Аудит текущего оператора ЭДО: Убедитесь, что ваш провайдер услуг электронного документооборота технически готов к поддержке обязательного формата УПД.
- Адаптация учетных программ: Внесите необходимые коррективы в настройки бухгалтерских и ERP-систем для корректного создания и обработки обновленного документа.
- Обучение персонала: Проведите инструктаж и тренинги для сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и закупок, которые непосредственно работают с электронными документами.
- Пилотное тестирование: Организуйте пробный обмен УПД с вашими основными партнерами, чтобы на практике отработать все возможные сценарии.
Внедрение единого формата УПД — это не просто техническое требование, а стратегический шаг в сторону цифровой зрелости и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности. Заблаговременная и системная подготовка к этим изменениям позволит компаниям не только соблюсти законодательные нормы, но и извлечь выгоду из более эффективного и прозрачного документооборота.